Zugangseröffnung für elektronische Kommunikation
1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Die Gemeinde Kirchzarten bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass keine E-Mail Verschlüsselung stattfindet. Da beim Versand einer E-Mail an die Gemeinde Kirchzarten eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann, bitten wir Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, die papiergebundene Kommunikation oder die Kontaktaufnahme über ServiceBW zu nutzen (weitere Informationen hierzu weiter unten auf dieser Seite).
Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Gemeinde Kirchzarten davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen.
Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.
Die Gemeinde Kirchzarten nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.
E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in den Dateiformaten
Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Gemeinde Kirchzarten davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen.
Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.
Die Gemeinde Kirchzarten nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.
E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in den Dateiformaten
- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Microsoft Office Dokumente ( *.docx, *.xlsx, *.pptx)
- Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf)
- Bilddaten (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.tif)
- ZIP Komprimierte Anhänge (*.zip) (sofern nur o.g. Dateien enthalten sind)
E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).
Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der E-Mail entfernt. Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.
Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inkl. Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB empfangen werden.
Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der E-Mail entfernt. Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.
Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inkl. Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB empfangen werden.
2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Gemeinde Kirchzarten eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Gemeinde und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden gelten.
Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Des Weiteren können Sie unsere Mitarbeiter über das Internet Kontaktformular unter Ansprechpartner oder über die E-Mailadressen auf Briefköpfen der Gemeinde Kirchzarten kontaktieren.
Die Gemeinde Kirchzarten bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.
Des Weiteren können Sie unsere Mitarbeiter über das Internet Kontaktformular unter Ansprechpartner oder über die E-Mailadressen auf Briefköpfen der Gemeinde Kirchzarten kontaktieren.
Die Gemeinde Kirchzarten bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.
Formgebundene Kommunikation
Die Gemeinde Kirchzarten bietet Ihnen mit den Behördenkonten im Serviceportal BW eine kostenlose Plattform zur sicheren, verschlüsselten Kommunikation an. Kirchzarten hat hier für unterschiedliche Anliegen verschiedene Behördenkonten eingerichtet.
Was benötigen Sie zur Kommunikation?
Um ein Dokument an ein Behördenkonto senden zu können, müssen Sie über ein eigenes Servicekonto mit Zugriff auf das Adressbuch der öffentlich adressierbaren Servicekonten verfügen. Dies erfordert eine kostenlose Registrierung bei ServiceBW.
Bei Vorgängen mit Schriftformerfordernis:
Die Behördenkonten im Serviceportal BW können schriftformersetzend genutzt werden.
Um die schriftformersetzende elektronische Form zu erfüllen, müssen Sie Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar ermöglicht, ist nicht zulässig.
Jedes Dokument muss eigenständig qualifiziert elektronisch signiert sein. Das heißt mehrere Dokumente dürfen nicht mit einer gemeinsamen qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.
Hinweis zum elektronischen Widerspruch:
Wenn Sie ein Behördenkonto nutzen möchten, um einen wirksamen Widerspruch oder Einspruch gegen einen Bescheid der Gemeinde Kirchzarten einzulegen, müssen Sie die Anforderungen der schriftformersetzenden elektronischen Form erfüllen und das Behördenkonto verwenden, welches in Ihrem Bescheid zur Einlegung des Widerspruchs angegeben ist.
In Ihrem Dokument sollten auch folgende Angaben enthalten sein, damit Ihr Widerspruch oder Einspruch zugeordnet werden kann:
Ihr Name und Ihre Adresse, Datum und Geschäftszeichen oder Aktenzeichen des Bescheids, gegen den Sie Widerspruch einlegen, die Erklärung, dass Sie Widerspruch einlegen.
Darüber hinaus können Sie Ihren Widerspruch begründen und weitere Angaben machen, die aus Ihrer Sicht für das Widerspruchsverfahren relevant und wichtig sind.
Was benötigen Sie zur Kommunikation?
Um ein Dokument an ein Behördenkonto senden zu können, müssen Sie über ein eigenes Servicekonto mit Zugriff auf das Adressbuch der öffentlich adressierbaren Servicekonten verfügen. Dies erfordert eine kostenlose Registrierung bei ServiceBW.
Bei Vorgängen mit Schriftformerfordernis:
Die Behördenkonten im Serviceportal BW können schriftformersetzend genutzt werden.
Um die schriftformersetzende elektronische Form zu erfüllen, müssen Sie Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar ermöglicht, ist nicht zulässig.
Jedes Dokument muss eigenständig qualifiziert elektronisch signiert sein. Das heißt mehrere Dokumente dürfen nicht mit einer gemeinsamen qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.
Hinweis zum elektronischen Widerspruch:
Wenn Sie ein Behördenkonto nutzen möchten, um einen wirksamen Widerspruch oder Einspruch gegen einen Bescheid der Gemeinde Kirchzarten einzulegen, müssen Sie die Anforderungen der schriftformersetzenden elektronischen Form erfüllen und das Behördenkonto verwenden, welches in Ihrem Bescheid zur Einlegung des Widerspruchs angegeben ist.
In Ihrem Dokument sollten auch folgende Angaben enthalten sein, damit Ihr Widerspruch oder Einspruch zugeordnet werden kann:
Ihr Name und Ihre Adresse, Datum und Geschäftszeichen oder Aktenzeichen des Bescheids, gegen den Sie Widerspruch einlegen, die Erklärung, dass Sie Widerspruch einlegen.
Darüber hinaus können Sie Ihren Widerspruch begründen und weitere Angaben machen, die aus Ihrer Sicht für das Widerspruchsverfahren relevant und wichtig sind.
3. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation
Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung haben, wenden Sie sich an:
